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老生新谈如何快速提升项目管理和团队效率

2019/12/05 来源:许昌信息港

导读

老生新谈:如何快速提升项目管理和团队效率?各种互联项目,新手可操作,几乎都是0门槛越来越多的管理者认可:企业持续发展就意味着团队需要

老生新谈:如何快速提升项目管理和团队效率?

各种互联项目,新手可操作,几乎都是0门槛

越来越多的管理者认可:企业持续发展就意味着团队需要更高效的合作,而提升工作效率是「可持续优化」,并降低发展成本,减少浪费的有效方式。

以下5步是我们研究了苹果、麦肯锡,以及很多的、以效率著称的团队和企业,根据他们的工作管理方式、效果总结而成。希望对你有所帮助和启发。

01明确项目信息(或企业发展战略)

项目协作和管理,有时候就像开一个会议。

在开会前即确认会议时间,主持人、参与人员、会议流程、讨论内容、讨论达成目标的评估方式;

(如:提出3个有效执行方案并负责到人;更新话术确保每个人知晓并建立一周的反馈跟进文档进行效果优化);

会议中静音,主持人协调发言顺序,确保会议围绕讨论主题。当然如果是持续跟进的会议,还要在这次会议中确定下周讨论内容和会议时间等信息。

这样的会议是极具高效,节约时间成本的。

同样,高效的项目管理和协作也需要在启动前明确项目的动机、项目负责人、参与人员及担任角色、沟通反馈机制(包括固定反馈时间和突发情况反馈机制)、项目周期、潜在风险评估及提出对应方案等等。

当确保每个项目参与人员都清楚项目周期、目标等信息,才能在执行自己的工作任务的同时,更好的协作团队其他成员,共同推动项目完成。

不至于出现本该人为可控的糟糕局面,把风险被动造成项目损失或夭折的概率降到。

02情绪沟通能力

作为企业或项目负责人,一个不错的统筹管理能力和识人用人能力,确实很重要。但除此之外,你还需要一些情感感知和引导性的沟通能力。

一个企业或团队会因为组织内部的阻力降低25%生产力而这种现象经常出现在团队或项目的成长阶段。

这时候负责人必须站出来,判断冲突矛盾的性质(建设性冲突或破坏性冲突)。

建设性冲突通常有一定积极作用,能够帮助推动工作。需要负责人了解根结所在,坦诚讨论,予以正确的引导解决即可。

而破坏性冲突往往需要运用情绪的管理,并在冲突双方情绪稳定后协商解决。如果给团队凝聚力带来了影响,还需要制定惩罚机制来稳定安抚其他成员的情绪。

世上不存在0冲突的企业或团队,但的企业或项目负责人能够引导和改进团队协作,并对冲突予以积极的沟通和解决,不断学习建立「发现-解决-反馈避免」的闭环机制,也就能够更好的促进团队的成长和协作。

日本人力资源管理大师伊贺泰代曾结合麦肯锡内部实际案例说过:及时的沟通肯定和情绪引导能够使团队成员降低消极情绪的概率,激发员工感和自我认同感,提升团队内部的协作率。

03谨记持续对项目「管理」进行优化

项目执行中,需要管理好风险,如需求变更和人力资源的变动;需要站在全局考虑问题,必要时可以先「缩减需求」以保证「上线」,因为后续会持续迭代。也需要在项目中间进行流程和反馈机制的优化,来确保持续推进项目进度。

在这里「持续优化」是中心,而优先优化哪些模块,如何优化需要结合实际来判断。

我们曾在国内知名海外创业者平台,分享过一个提升招聘效率的案例招聘是一个企业发展重要的事项之一,同样也是一个项目。

通过对招聘项目的优化一方面显著提高效率,减少了时间浪费,另一方面在简短并直达重点的招聘流程中,极大提升应试者的体验,无疑是对企业的另一种宣传,对后期企业发展也能存储良好的品牌口碑。

另外,在这里也简单介绍一下帮助项目管理的两大模型:瀑布型和敏捷型(当然还有其他的,不过这两个模型更为常用),合理的使用模型可以帮助企业或团队记录并解决项目和发展中存在的问题,以达到推动优质高效完成的目的。

瀑布型的主要是特点是根据项目的工作内容进行阶段切分。

如需求分析、概要设计、详细设计、代码内部开发、功能测试、发布上线等。各个阶段之间是线性推进的,即只有上一个阶段基本完成后才推进到下一阶段。这里的项目周期就是所有阶段的周期之和。

另一个模型是敏捷型,也就是我们常说的快速迭代,小步快跑。敏捷的关键点是迭代和并行。

在敏捷中,将产品功能拆成足够小的单元同时推进,这样可以大大降低时间周期风险。因为哪怕某个单元出现延迟,其他单元也可以先上线(当然这些单元是可以独立拆分上线的,如果逻辑紧密那就要小心了),这样也就实现了快速迭代,从另个角度也帮助降低了项目推迟的风险。

04选用适合的工具事半功倍

那么多的项目管理、协作平台和工具,你正在用哪个?

虽然可以肯定的是没有的协作工具,但肯定有适合自己的。

Tower、QUIP、石墨文档、Trello、Teambition等协作工具被众多团队使用。对于咨询企业或市场团队来说,还有Airtable等数据整理工具。这些工具各有侧重和特点,有的适合线上协作,有的适合项目管理。

现在,定制化工具和系统也逐渐成为不少企业和团队的,如定制CRM、监控系统、线上协作系统、大数据平台等等。

通过提供协作和管理系统的技术解决方案,我们累计帮助上百家企业降低了企业管理成本,平均提升团队效率40+%,并直接或间接推动了营销业绩和市场占有率的增长。

而对于非咨询型的各行企业,协作系统或工具需要贴合其具体的业务流程。

如:

电商需要结合订单管理、会员管理和财务系统,实体行业需要增加外勤协作功能,新能源行业的协作系统需要增加数据的实时监控和预警模块,等。

05注重透明度,鼓励知识共享

领导力、沟通、明确目标,使用适合的协作工具等等都能极大限度地提高团队协作效率。但还有一个「透明度」往往被忽视。

透明度的推进来自团队公平下的利益相关者的人们的反馈意见。它的提升能够帮助团队成员对项目和企业发展有更立体的认知,以便他们看到各自的个人贡献,使团队更有激励和动力。

而知识分享是团队透明度实现的方式之一,围绕企业、项目管理等内容能够帮助广泛吸收意见(尤其是研发团队的角度认知)

,使项目和企业发展避免陷阱和挫折。

很多大型企业都有内容名目繁多的分享会,中小型企业和团队在建立自己的企业文化和团队凝聚力时往往也加入了知识分享的方式。

当然,在这里知识的分享就不限于管理和职业相关了,可以是个人的爱好和兴趣等等。也是一种特别好的团队激励和凝聚力成长的途径。

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